Administrador de taller y equipo

1. Entender los roles

2. Configurar y publicar el perfil del taller

TRAZA separa deliberadamente guardar configuración de publicar taller.

El propietario o el rol autorizado debe mantener actualizados nombre comercial, país, ciudad, ubicación, WhatsApp, servicios, horarios, formas de pago y equipo. Logo, fotografías, datos fiscales, marcas adicionales y políticas propias del taller mejoran el perfil, pero no son requisitos de publicación por sí solos.

Mínimos para publicar

• nombre y WhatsApp del taller;
• país, ciudad, dirección y ubicación en mapa;
• al menos un servicio y una forma de pago;
• al menos un horario general abierto;
• al menos un mecánico activo con un cupo habitual abierto.

Antes de publicar, propietario o socio/administrador debe leer y aceptar las Condiciones de publicación. TRAZA registra la versión exacta, su huella, la identidad que aceptó y la fecha/hora. Recepción y Mecánico no tienen autoridad para publicar el taller.

Un taller publicado puede usar Retirar de búsquedas sin borrar sus expedientes históricos. Los motores de búsqueda externos pueden tardar en actualizar sus índices.

Políticas propias del taller

Son opcionales. Puedes redactarlas, adjuntar un documento o usar ambos. Al publicar una versión nueva, el cliente que solicite una cita debe aceptar la versión vigente. No edites una política para “cambiar” retroactivamente lo que un cliente aceptó; TRAZA conserva la versión de la aceptación.

3. Crear mecánicos y capacidad

En Equipo de Taller → Mecánicos, capacidad y disponibilidad, cada mecánico tiene una sola tarjeta y un progreso de tres pasos reales: datos del mecánico, servicios que atiende y disponibilidad habitual.

Cuenta TRAZA vinculada se muestra aparte y no cuenta dentro del 3/3: el mecánico puede estar listo para agenda aunque aún no haya creado su cuenta. Si está pendiente, usa “Invitar por WhatsApp”; el enlace no concede permisos y la vinculación ocurre únicamente cuando confirma el mismo WhatsApp.

La disponibilidad pública depende del horario del taller, disponibilidad guardada del mecánico, servicios compatibles, bloqueos, citas existentes y excepciones autorizadas. Los cambios para un día específico permanecen en una sección separada para vacaciones, ausencias, incapacidad, feriados o ajustes puntuales. Esta capa tiene prioridad sobre la semana habitual: en “Por mecánico” puedes cerrar un cupo normalmente abierto, abrir uno normalmente cerrado e incluso abrir una hora extraordinaria en domingo o fuera del horario general. “Restaurar habitual” elimina la excepción sin modificar la plantilla semanal. Una apertura extraordinaria nunca crea capacidad sobre una cita ya ocupada ni sobre un bloqueo activo de trabajo.

4. Agenda y recepción

La agenda combina capacidad habitual con cambios específicos de fecha.

• Disponibilidad habitual: patrón semanal del mecánico.
• Cambios de fecha: abrir o cerrar capacidad para un día concreto.
• Bloqueos: tiempo en que un mecánico no puede recibir otra cita.
• Cupo excepcional: una autorización deliberada para agendar fuera de la disponibilidad habitual cuando el rol lo permite.
• Semana / Mes: TRAZA consulta únicamente el rango visible. Al cambiar de rango debe aparecer “Actualizando cupos…” hasta recibir la capacidad real; un fallo de conexión ofrece Reintentar y no se interpreta como agenda llena.

5. Solicitudes provenientes de TRAZA

Si necesitas cambiar una cita ya confirmada, utiliza la solicitud de reagenda en lugar de cancelar unilateralmente cuando ese es el flujo previsto. Así TRAZA puede aplicar correctamente las reglas de restauración y dejar trazabilidad.

6. Citas directas e ingresos sin cita TRAZA

El taller puede registrar una cita directa o recibir un vehículo que llegó por otro canal. Esa operación utiliza la cobertura del taller: Premium o un expediente finito disponible.

Registra nombre, WhatsApp y correo del cliente, además de los datos del vehículo, motivo de ingreso, servicios, odómetro y referencia externa cuando corresponda. TRAZA puede reconocer una cuenta por correo verificado, por WhatsApp confirmado o por ambos. Si teléfono y correo apuntan a cuentas TRAZA distintas, no vincula el servicio a ninguna de ellas hasta corregir el dato incorrecto.

7. Recibir un vehículo · Hoja de ingreso

“Recibir” es una operación propia. Primero se confirma que el vehículo llegó físicamente y se crea la Hoja de ingreso en estado 2 · Recibido. La asignación de mecánico ocurre después y pertenece a otro permiso.

Verificación rápida al recibir · opcional

La Hoja de ingreso incluye una lista funcional para condiciones que no quedan demostradas por una fotografía: arranque, testigos, A/C, bocina, luces, limpiaparabrisas, vidrios, cierres, cámara/sensores y otros elementos aplicables. Cada punto puede marcarse como correcto, con observación, no revisado o no aplica.

El comentario general también es opcional. Cuando sí se utiliza la lista, los datos de ingreso y la verificación se guardan en la misma operación; una falla de validación no deja una recepción a medias. Las correcciones quedan auditadas.

Quién ve qué

• Recepción: Hoja editable en etapas 2–3; expediente oficial en consulta; sin Orden interna de mecánicos.
• Mecánico: Hoja de ingreso en solo lectura y trabajo aprobado sin montos. Sus hallazgos nacen en la Orden interna.
• Cliente/propietario: ve la Hoja oficial —datos del vehículo, motivos, odómetro y evidencia de ingreso— junto con los avances que el taller publique. No ve bitácora interna, autores internos ni datos de coordinación del equipo.
• Jefe/Socio/Gerencia: administra asignación, revisión, publicación de hallazgos, presupuesto, autorización y estados técnicos.

8. Orden interna de trabajo

La Orden interna separa el trabajo técnico del expediente oficial del cliente. En el modo Taller ya no existe una bandeja separada: Expedientes es el centro de mando. Cada vehículo recibido muestra Abrir expediente y Abrir Orden Interna en la misma fila.

• El mecánico puede consultar el ingreso y agregar hallazgos, comentarios y evidencia desde cámara o galería. TRAZA mantiene la captura de cámara en una cola propia hasta completar la subida, sin depender de que el navegador permita modificar el selector de archivos.
• Los montos y presupuestos no necesitan mostrarse al mecánico.
• El equipo autorizado revisa los hallazgos y decide cuáles copiar al expediente oficial, tal cual o con edición.
• Durante Autorizado / Reparando / Listo, al publicar un hallazgo de la Orden interna el jefe decide si será solo informativo o si requiere presupuesto adicional. El reporte original del mecánico y su autoría no se reescriben; se crea la versión oficial aprobada.
• Cuando intervienen varios mecánicos, la autoría de los eventos queda registrada internamente. En el expediente del taller, Trazabilidad interna aparece como una sola pestaña contraída por defecto y se expande únicamente al solicitar el detalle.
• “Listo para prueba” y “Trabajo terminado” son hitos internos del mecánico titular y solo se habilitan cuando el expediente oficial está en 7 · Reparando. Nunca sustituyen la autorización ni adelantan el expediente oficial; el jefe/socio decide cuándo el vehículo está realmente listo para entrega.
• Al finalizar el expediente, Abrir Orden Interna conserva el historial en solo lectura. Los episodios de reingreso se identifican por separado y no reabren el servicio original.
• Recepción no ve el botón de Orden Interna. La vista del Mecánico permanece en Agenda / Mis trabajos y no cambia por esta organización del dashboard.

Chat interno de la Orden

El chat de la Orden Interna es privado para el equipo con acceso vigente. En la conversación, los miembros administrativos se identifican con el nombre del taller; Jefe de taller, Mecánico titular y Mecánico colaborador conservan su función visible. Cada mensaje conserva autor, fecha y hora y no se reescribe después de enviado.

9. Flujo del expediente

En revisión

Documenta diagnóstico y hallazgos. El primer hallazgo técnico puede mover el trabajo a revisión.

Presupuesto

Puede cargarse como documento o construirse de forma itemizada. Al enviarlo queda guardado inmediatamente y el expediente se actualiza en la misma pantalla. Si existe un presupuesto vigente y el cliente ya autorizó por WhatsApp, teléfono o en persona, Jefe/Socio usa Registrar autorización por otro medio sobre esa versión; no es necesario crear otra para avanzar.

Cuando el trabajo es menor, de monto mínimo, de cortesía o el cliente dio luz verde directamente sin pedir un presupuesto formal, puede usarse Avanzar sin presupuesto. TRAZA pide el motivo y el medio de autorización, registra quién hizo la anotación y cuándo, notifica al cliente y mueve el expediente a 6 · Autorizado. Esta acción no se presenta como una aprobación digital del cliente.

Autorizado y reparación

El cliente puede aprobar según las opciones disponibles. El trabajo aprobado se transforma en instrucción operativa para el equipo sin necesidad de revelar importes al mecánico.

Hallazgos y presupuestos adicionales

Una vez enviado el presupuesto inicial, sus hallazgos quedan congelados. Si durante la ejecución aparece otro problema, agrega un hallazgo adicional y clasifícalo como informativo o como requerimiento de presupuesto. Un presupuesto adicional solo puede nacer de un hallazgo adicional que lo requiera; no debe usarse para reescribir el presupuesto original.

Las revisiones de un presupuesto adicional conservan el vínculo con su hallazgo. Su autorización —desde TRAZA o reportada por WhatsApp/teléfono/en persona— queda guardada en esa versión y no sustituye la autorización del trabajo original. La cuenta final puede consolidar varios presupuestos autorizados, y el mecánico recibe las instrucciones aprobadas de todos ellos sin montos.

Prueba, listo y finalización

El mecánico puede reportar “Listo para prueba” y el resultado. El rol de jefatura confirma “Listo para entrega”. Al finalizar, conserva evidencia y cuenta final según corresponda.

Un adicional todavía no autorizado no secuestra el trabajo original: el taller puede cerrar el servicio, pero TRAZA registra que esa propuesta quedó sin autorización al cierre y ya no podrá aprobarse después. En cambio, si se autoriza trabajo adicional después de haber marcado el vehículo Listo, TRAZA bloquea Finalizar hasta usar Retomar reparación por adicional, ejecutar el trabajo y volver a marcar Listo. Ese retroceso excepcional queda auditado y no está disponible sin una autorización adicional válida.

10. Reasignar y trabajar con varios mecánicos

El rol autorizado puede reasignar al mecánico principal o agregar otro mecánico al expediente. Ambos pueden aportar hallazgos según sus permisos.

11. Reagendas, cancelaciones y no-show

• Si el taller solicita una reagenda y el cliente no acepta, TRAZA puede restaurar la cobertura que corresponda.
• Si una cita creada directamente por el taller se cancela antes de recibir el vehículo, el expediente puede restaurarse según origen y vigencia.
• Si el derecho original mensual ya venció, una devolución válida puede convertirse en un expediente restaurado temporal conservando el alcance del original.
• Premium no se restaura: no hubo consumo.
• El no-show solo debe registrarse cuando el flujo lo permite y el vehículo realmente no se presentó. Un cliente puede disputar un error para revisión.

12. Contabilidad de expedientes del taller

TRAZA procura utilizar primero los saldos que vencen antes que un comprado sin vencimiento. La contabilidad se resuelve en servidor para evitar que una interfaz alterada cambie qué derecho se consume.

Recibir una cita TRAZA ya no genera un expediente. Un saldo “legado” visible puede provenir de una regla histórica y conservarse únicamente hasta su vencimiento original.

13. Premium y renovaciones

El propietario principal puede seleccionar la duración y las sucursales cubiertas entre los productos disponibles. Si una sucursal ya tiene vigencia, la renovación comienza al terminar ese período. Otra sucursal sin cobertura puede comenzar inmediatamente dentro de la misma compra.

Si un pago Premium se reembolsa o revierte, TRAZA desactiva el período económico correspondiente y recalcula cualquier cobertura anterior o posterior que continúe válida.

13A. Primer taller del país y programa de referidos

TRAZA acredita los beneficios exclusivamente desde servidor. No necesitas reclamar ningún cupo especial: el reconocimiento ocurre automáticamente cuando corresponde.

Para que un referido cuente, el taller referido debe estar publicado, tener WhatsApp informado, ubicación básica, al menos un servicio, un mecánico activo y un cupo habitual abierto. Cada invitación utiliza un token único y TRAZA conserva la primera invitación válida vinculada a la cuenta.

14. Operaciones con archivos y tiempos de espera

Cuando TRAZA está subiendo fotografías, evidencia, presupuestos, facturas, comprobantes u otros archivos, muestra el logo oficial y un mensaje contextual de operación en curso. El botón queda protegido contra doble toque mientras se procesa.

Si una subida falla, evita repetir varias veces a ciegas. En hallazgos con evidencia, TRAZA conserva el identificador del hallazgo durante el reintento para no crear duplicados por una falla parcial.

15. Seguridad operativa

• No compartas códigos de acceso entre empleados.
• Da a cada persona el rol mínimo que necesita.
• Retira el acceso cuando alguien deja el taller.
• No uses el perfil de otra sucursal para simular capacidad o mover beneficios.
• No registres como recibido/finalizado un vehículo que no corresponde con la operación real.
• Revisa la identidad del vehículo antes de unir un expediente a un historial.

16. Reportar una falla

Si algo no coincide entre agenda, expediente, saldo o permisos, evita repetir operaciones a ciegas. Abre Reportar una falla y proporciona:

• taller/sucursal y rol desde el que estabas trabajando;
• vehículo relacionado, sin incluir datos innecesarios;
• pasos exactos;
• resultado esperado y real;
• fecha/hora aproximada;
• captura o video cuando ayude.

TRAZA adjunta automáticamente versión, navegador, pantalla, zona horaria y otros datos técnicos limitados para diagnóstico.

17. Reingresos y cierre inmutable

Finalizado significa histórico e inmutable. Después de finalizar un expediente, el taller no puede agregar/editar hallazgos, Hoja de ingreso, presupuestos, autorizaciones, cuenta final, instrucciones técnicas ni borrar el expediente o su cita atendida.

Registrar un reingreso

• Solo Taller/Recepción puede registrar formalmente el reingreso cuando el vehículo vuelve.
• El cliente puede enviar una solicitud de revisión, pero no reabre el expediente por sí mismo.
• Reingreso #1: máximo 5 días desde la entrega original.
• Reingreso #2: máximo 5 días desde la entrega del Reingreso #1.
• Máximo 2 reingresos; después corresponde un expediente nuevo.
• Los reingresos no consumen otro expediente y no crean otra cita.

Mecánico y ciclo actual

Si el mecánico titular anterior sigue activo, el reingreso vuelve asignado a ese perfil; si no, queda Recibido · sin asignar. Jefe/Administración puede reasignarlo. Los colaboradores del ciclo anterior no se reactivan automáticamente.

La Orden interna, indicaciones y hallazgos nuevos quedan asociados al reingreso actual. El mecánico puede consultar el servicio original como referencia, pero no modificarlo. Durante un reingreso no se reutiliza el presupuesto original como una nueva autorización; el flujo reducido es Asignado · En revisión · Reparando · Listo · Finalizado.

Comentarios del reingreso

Recepción puede agregar comentarios al bloque activo. Jefe/Administración controla el avance técnico. Cada comentario conserva fecha y ciclo; un Reingreso #2 no reutiliza ni reescribe los comentarios del #1.

18. Asistente de voz para hallazgos

En la Orden Interna, el mecánico puede usar Dictar hallazgo cuando su navegador ofrece reconocimiento de voz. TRAZA coloca la transcripción en el mismo campo editable: el mecánico debe revisar y corregir antes de guardar.

• TRAZA no conserva una grabación de audio.
• El procesamiento de voz depende del navegador y de sus permisos.
• Ordenar texto puede normalizar la redacción y sugerir una categoría cuando el texto contiene una referencia clara; nunca sustituye el diagnóstico.
• Si el navegador no admite dictado, el formulario escrito continúa funcionando normalmente.

19. Constancia de recepción y firmas

Al confirmar la recepción física, TRAZA abre directamente la firma del cliente para que pueda firmar con el dedo, stylus o mouse. La firma es opcional: Recepción puede usar Omitir firma y continuar sin bloquear el expediente.

En las etapas Recibido y Asignado, Propietario/Socio/Gerente/Recepción también pueden registrar opcionalmente una firma del cliente y/o del taller. La constancia queda vinculada a la revisión vigente de la Hoja de ingreso y conserva fecha, firmante y odómetro mostrado.

La constancia es evidencia operativa; no reemplaza las políticas particulares del taller ni otros documentos legales que correspondan.

20. Radiografía del mes

Al final de Resumen aparece un bloque plegable de indicadores: vehículos recibidos, finalizados, abiertos, tiempo promedio de ciclo, citas TRAZA, clientes que regresan, reseña promedio y próximos mantenimientos, además de reingresos, no-show y autorizaciones pendientes.

Los indicadores se calculan del lado del servidor con la zona horaria del taller y buscan ser una lectura operativa rápida, no un sistema contable.

21. Clientes, relaciones y flotas

Clientes se construye a partir de la actividad real del taller; no hace falta crear una segunda base manual de personas. La ficha reúne únicamente la relación e historial de esa persona con el taller actual.

• Un mismo WhatsApp puede corresponder a una persona que actúa de forma distinta según el vehículo: propietario de su carro personal, responsable de otro o encargado de una flota empresarial.
• Empresa / flota se registra como contexto separado. No convierte el nombre de la empresa en identidad de la persona.
• Un Encargado de flota activo puede aprobar presupuestos para esa empresa dentro de ese taller. Si cambia el encargado, Propietario/Administrador/Gerente puede sustituirlo: la autoridad futura del anterior termina, pero sus aprobaciones históricas permanecen.
• La relación empresarial no se revela automáticamente a otros talleres. Si otro taller escribe el WhatsApp del encargado, TRAZA no expone por ello los vehículos de la flota atendida en un taller diferente.
• Cuando quien lleva el vehículo no es el propietario real, el cliente puede usar Invitar propietario. La propiedad solo cambia cuando el destinatario correcto acepta en su cuenta TRAZA.

22. Pausar y reanudar un expediente

Usa Pausar expediente cuando el trabajo sigue abierto pero no puede avanzar por una espera real. El expediente permanece dentro de Expedientes abiertos y aparece agrupado aparte como Expedientes pausados.

Al reanudar, TRAZA no inventa una etapa nueva: vuelve a mostrar la etapa canónica vigente y conserva motivo, nota, quién pausó/reanudó y duración para trazabilidad.

23. Clientes operativo, Empresas y flotas y chat del expediente

La pestaña Clientes se alimenta de los expedientes reales del taller. Puedes filtrar por Expediente activo, Chat activo, próxima visita o clientes recurrentes y abrir la ficha para consultar sus vehículos e historial en este taller.

Empresas y flotas

El encargado de flota representa autoridad empresarial dentro de este taller: puede consultar, autorizar y participar en el chat de los expedientes de esa empresa. Sustituirlo termina su autoridad futura, pero no borra autorizaciones, mensajes ni historial anteriores.

Chat cliente ↔ taller

El chat pertenece a un expediente concreto y es independiente del chat interno de la OIT. Del lado del taller participan Propietario, Socio/Administrador y Jefe/Gerente. Del lado del cliente participan Propietario principal, Copropietario y Encargado de flota activo. Los mensajes no se editan ni eliminan y pueden incorporarse al PDF oficial como constancia.

Se puede escribir mientras el expediente está abierto y, tras Finalizado, mientras siga vigente la ventana canónica de reingreso. Al vencer queda visible en modo solo lectura.

Presencia multiusuario

En Expedientes, TRAZA puede mostrar si otra persona del taller está trabajando dentro de un expediente. Es una advertencia informativa: no bloquea la apertura, pero conviene evitar subir al mismo tiempo presupuestos, hallazgos o cambios de etapa.

Historial filtrado

Dentro de la ficha del cliente puedes filtrar el historial por vehículo y rango de fechas y usar Exportar historial mostrado. El PDF respeta exactamente esos filtros y no incluye comunicaciones internas de la OIT.